home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best of Shareware / Best of PC Windows Shareware 1.0 - Wayzata Technology (7111) (1993).iso / pc / dos / business / wml20w / wml.txt < prev    next >
Text File  |  1992-10-05  |  100KB  |  2,377 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                   What Mailing List?                                  __________________
  8.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                                        CONTENTS
  14.  
  15.  
  16.  
  17.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY  . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  18.  
  19.           II.   LICENSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  20.  
  21.           III.  TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME) . . . . . . . . . .   1
  22.  
  23.           IV.   INTRODUCTION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  24.  
  25.           V.    REGISTRATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  26.                 A. Upgrades Are Free  . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  27.                 B. The Other Five Benefits of Registration  . . . . . .   3
  28.                 C. How Much Does Such a Priceless Gem Cost? . . . . . .   4
  29.                 D. How to Get a FREE Registered Edition . . . . . . . .   5
  30.  
  31.           VI.   SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  32.  
  33.           VII.  FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE . . . . . . . . . . . .   8
  34.  
  35.           VIII. RUNNING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME . . . . .   8
  36.                 A. Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  37.                 B. Using a Monochrome Monitor with a Colour Card  . . .   9
  38.                 C. Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  39.                 D. Status Line  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  40.  
  41.           IX.   MANAGING FILES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  42.                 A. Creating a New File  . . . . . . . . . . . . . . .    11
  43.                 B. Opening an Existing File . . . . . . . . . . . . .    11
  44.                 C. Saving a File / Close  . . . . . . . . . . . . . .    12
  45.                 D. Deleting a File  . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  46.                 E. Making Back-up Copies of Your Files  . . . . . . .    12
  47.                 F. Restoring Files from a Back-up Copy  . . . . . . .    13
  48.                 G. Formatting Floppy Disks  . . . . . . . . . . . . .    13
  49.                 H. Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing) . . . . .    13
  50.                 I. Removing  Records Which  Are  Marked for  Deletion
  51.                    (Packing)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  52.                 J. Importing Data from Other Software . . . . . . . .    14
  53.                    1. Importing ASCII Files (14)                      _____________________
  54.                    2. Importing WML 1.x Files (15)                      _______________________
  55.                    3. Importing WML 2.x Files (16)                      _______________________
  56.                    4. Importing Other dBase Files (16)                      ___________________________
  57.                 K. Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  58.                    1. WordPerfect Merge (17)                      _________________
  59.  
  60.                                          -i-
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                   What Mailing List?                                  __________________
  74.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.                    2. Microsoft Word Merge (17)                      ____________________
  80.                    3. Ventura Publisher (17)                      _________________
  81.                 L. SELECT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  82.                    1. Selection Examples (18)                      __________________
  83.                 M. PRINT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  84.                    1. Group List (20)                      __________
  85.                    2. Phone Book (20)                      __________
  86.                    3. Laser Envelopes (21)                      _______________
  87.                    4. Laser Labels (22)                      ____________
  88.                    5. Continuous Labels (dot matrix) (22)                      ______________________________
  89.  
  90.           X.    DATA ENTRY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  91.                 A. Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  92.                    1. Special Keys and Moving Through the File (23)                      ________________________________________
  93.                    2. Using Filters (23)                      _____________
  94.                    3. Help, Find, and Group (F1/F2/F3) (24)                      ________________________________
  95.                    4. Adding New Records (25)                      __________________
  96.                    5. Changing Existing Records (26)                      _________________________
  97.                    6. Using the Delete/Omit/Bad Address Flags (26)                      _______________________________________
  98.                    7. Using Smart Zip (27)                      _______________
  99.                 B. Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  100.                 C. Abbreviations  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    28
  101.  
  102.           XI.   INDEXING   (CONTROLLING   THE  SORTING   SEQUENCE  OF
  103.                 ENTRIES)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    28
  104.                 A. Changing the Index . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  105.                 B. Filters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  106.                    1. Setting a Filter (29)                      ________________
  107.                    2. Clearing a Filter (30)                      _________________
  108.  
  109.           XII.  PREFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    30
  110.                 A. Setting Your Return Addresses  . . . . . . . . . .    30
  111.                 B. Choosing a Back-up Method  . . . . . . . . . . . .    30
  112.                 C. Mailing to Various Countries (Country setting) . .    31
  113.                 D. Setting Envelope Size  . . . . . . . . . . . . . .    31
  114.                 E. Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types  . .    32
  115.                 F. Defining your Printers . . . . . . . . . . . . . .    32
  116.                    1. Default Directory for  Laser Printer Soft Fonts                      _______________________________________________
  117.                       (33)
  118.                 G. Duplicate Checking . . . . . . . . . . . . . . . .    33
  119.  
  120.           XIII. HELP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    34
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.                                          -ii-
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                   What Mailing List?                                  __________________
  140.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY
  146.  
  147.                 THIS SOFTWARE PROGRAM AND DOCUMENTATION ("WML") IS PROVIDED
  148.           "AS  IS" WITHOUT  WARRANTIES OR  CONDITIONS, EXPRESS  OR IMPLIED,
  149.           INCLUDING, BUT NOT  LIMITED TO, THOSE  CONCERNING MERCHANTABILITY
  150.           AND FITNESS  FOR A  PARTICULAR PURPOSE.   BY USING  WML, YOU  ARE
  151.           EXPRESSLY RELEASING  ANGEL BABUDRO  FROM ANY LIABILITY  RESULTING
  152.           FROM THE USE OF THIS SOFTWARE AND DOCUMENTATION.  YOU MUST ASSUME
  153.           THE  ENTIRE  RISK OF  USING WML.   YOU  ARE  ADVISED TO  TEST AND
  154.           SUPERVISE WML THOROUGHLY BEFORE RELYING ON IT.
  155.  
  156.  
  157.           II.   LICENSE
  158.  
  159.                 1.  WML is being distributed as Shareware.  This program is
  160.           not  free.   WML  is licensed  for  individual personal  use  and
  161.           evaluation  for  an  unlimited  time.    Use  and  evaluation  by
  162.           businesses, corporations  or individuals in a  commercial venture
  163.           is limited to 60 days, after which time the REGISTERED Edition of
  164.           WML must be  purchased or the use of Unregistered  Edition of WML
  165.           must be discontinued.
  166.  
  167.                 2. You may  keep as many backup copies of  WML as you wish,
  168.           but you may not run WML simultaneously on more than one computer.
  169.           Additionally, you are granted the right to share WML with others,
  170.           as long as you distribute the WML archive exactly as you received
  171.           it, with all associated files included.  REGISTERED USERS MAY NOT
  172.           DISTRIBUTE  THE SEPARATE  FILE CONFIG.WDT  since it  contains the
  173.           registered user's name.
  174.  
  175.                 3. Under no circumstances may you charge any fee or receive
  176.           any other  form of consideration  for distributing the  WML files
  177.           without express written consent  from the copyright holder, Angel
  178.           Babudro, other  than to charge a  fee of not more  than US$6 (six
  179.           dollars)  which shall be solely for  the service of distribution.
  180.           (Put another way, I sell the software, you sell your service.)
  181.  
  182.  
  183.           III.  TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME)
  184.  
  185.                 Thanks for trying my software.  Please throw your comments,
  186.           suggestions, criticisms, etc. my way.  Check out the Registration
  187.           section  below for ways  to get  a free  registered copy  of WML.
  188.           Sysops  and   shareware  vendors  please  see   VEND-BBS.DOC  for
  189.           distribution information and sysop pricing.
  190.  
  191.  
  192.                                          -1-
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                   What Mailing List?                                  __________________
  206.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.                 Mail        Angel  Babudro,  "Organic  Computer  Wizardry",
  212.                             28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  213.                 Phone       (315) 853-6942 9am - 5pm Eastern Time, Mon-Fri
  214.  
  215.                 BBS         Angelo Babudro
  216.                 West Coast  Researcher's BBS, So Cal (805) 949-8151 USR DS
  217.                 East Coast  Nite-Air, Central NY (315) 339-8831 USR 14.4
  218.                             Odie's PCBoard Central NY (315) 339-6713 USR DS
  219.  
  220.  
  221.           IV.   INTRODUCTION
  222.  
  223.                 Introducing  What Mailing  List? version  2.0.   Since it's
  224.           beginning  in  the  summer   of  1989,  WML  was  written   using
  225.           QuickSilver.   I gave  the dBase world  my best go,  but it's too
  226.           slow  and bulky,  so WML  has been  re-written in  PDS/BASIC 7.1.
  227.           Thanks to Researcher's  BBS sysop  Skip Taylor for  all his  beta
  228.           testing  and  for  urging   me  back  to  BASIC,  and   a  strong
  229.           recommendation  for EZ-Windows  by  John Strong  to other  QB/PDS
  230.           programmers.  Thanks to HDM author  Jim Haas for checking out WML
  231.           and reporting bugs, as well as for HDM, my favourite of the dozen
  232.           or so menu shells I've ever tried.
  233.  
  234.                 What Mailing  List? provides a  simple and flexible  way to
  235.           easily manage and print mailing lists.  I made WML  to keep track
  236.           of  customers,  friends,  family,  etc. and  print  envelopes  or
  237.           labels.    My  focus  has  been  providing  the  tools  to  track
  238.           relatively small amounts of  information (on the order of  500 to
  239.           2,000 names per list, in up to 250 lists).  WML is ideally suited
  240.           for  those  times when  you  want  a good-looking,  laser-printed
  241.           envelope or  dot matrix  label  -- but  just one  or  two, not  a
  242.           thousand.  I print single envelopes  on my laser and labels on my
  243.           dot matrix using WML regularly; it's very fast and easy to do.
  244.  
  245.                 Learning  WML can  probably be  done as  you are  using it,
  246.           without little or no  help from this manual.  Keep an  eye on the
  247.           bottom of the screen  since that is where I put  special function
  248.           keys.  If you use a mouse, most of these commands can be accessed
  249.           with the mouse as well.  You cannot unknowingly erase anything --
  250.           WML will always warn you before you erase any information and ask
  251.           your permission to continue.
  252.  
  253.                 This  shareware  manual is  intended  for computer-literate
  254.           people who have a good understanding of computers, MS-DOS, and at
  255.           least  a theoretical  understanding of  what a data  base is.   A
  256.           typeset manual  is available  to registered  users which is  more
  257.  
  258.                                          -2-
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                   What Mailing List?                                  __________________
  272.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.           thorough, covering subjects  for the computer  novice as well  as
  278.           more technical topics not covered here.
  279.  
  280.                 Any  trademarks I  happen to mention  here are,  of course,
  281.           property of their respective owners.
  282.  
  283.  
  284.           V.    REGISTRATION
  285.  
  286.                 Registration  entitles you to many  benefits.  You will get
  287.           the latest  version of  WML,  some soft  fonts, and  there is  no
  288.           reason to wait because version 2 upgrades are free!
  289.  
  290.                 A. Upgrades Are Free
  291.  
  292.                 That's right.  Register yourself for WML version 2 and your
  293.           registration is  valid for ALL releases  of WML version 2  .  You
  294.           can download the latest version from a bulletin board and it will
  295.           run in "Registered  Mode" for you.   If you cannot find  WML on a
  296.           bulletin board in your area, tell your sysop you want it and give
  297.           her/him my address and/or BBS contact numbers.
  298.  
  299.                 If, for some reason, I must provide a new registration file
  300.           due to programming  considerations, or if you  want to get  a new
  301.           disk through the  mail, I  will provide upgrades  from any  prior
  302.           version of  WML  on  disk  for seven  dollars  (US$7),  including
  303.           shipping, to U.S. addresses;  Cdn$14 to Canadian addresses; other
  304.           countries please contact me.   Prices are subject to  change, but
  305.           basically I just want to cover  all my costs and give the upgrade
  306.           for free.
  307.  
  308.                 B. The Other Five Benefits of Registration
  309.  
  310.                 1. You will  receive free soft fonts for use with WML and a
  311.                    PCL laser printer, including a postal bar code font.
  312.                 2. You  may order the  complete manual, printed  & bound or
  313.                    on-disk/ready to print for your laser printer.
  314.                 3. The 7-second pause at start-up will go away.
  315.                 4. Technical Support:  My 4-month-old  son handles all  the
  316.                    tech  support calls ;), but for everything else you will
  317.                    have a real person who  is 100% knowledgeable about  WML
  318.                    whom   you  can  contact   with  suggestions,  comments,
  319.                    questions, problems, etc.
  320.                 5. You'll have  helped one of the little guys -- someone who
  321.                    isn't a huge corporation.  (Thank you...)
  322.  
  323.  
  324.                                          -3-
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.                                   What Mailing List?                                  __________________
  338.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.                 C. How Much Does Such a Priceless Gem Cost?
  344.  
  345.           Single Copy -- A single copy costs $25 in U.S. or Canadian funds;
  346.                 I wish there weren't  any exchange rate, so I'm  willing to
  347.                 forget that there is  one...  You will receive  the latest,
  348.                 Registered  Edition  of What  Mailing List?  with automated
  349.                 installation, the  latest revision of this documentation on
  350.                 disk,  some  PCL  soft  fonts  that  I  have  put  together
  351.                 (including  a postal  bar code  font), and  notification of
  352.                 updates.  See below for detailed manuals on paper or disk.
  353.  
  354.           Multiple Copies / Wholesale  -- If you would like  to resell What
  355.                 Mailing List?, give  it to clients  as a promotional  item,
  356.                 have multiple  locations at which you would like to install
  357.                 WML, etc., please send:
  358.                    Qty. 2-4                                     $15.00/disk
  359.                    Qty. 5-8                                     $12.50/disk
  360.                    Qty. 9 or more                               $11.50/disk
  361.  
  362.           Site License --  purchase one copy of WML  and use it on  as many
  363.                 computers  as necessary at  a single  location of  a single
  364.                 business.
  365.                    Up to 4 computers                                 $50.00
  366.                    Up to 10 computers                               $100.00
  367.                    Up to 20 computers                               $150.00
  368.                    Any number of computers                          $400.00
  369.  
  370.           Manuals -- these are typeset with Ventura Publisher, printed on a
  371.                 laser printer,  and bound in  a flexible binder  (very nice
  372.                 looking).    Every screen  is  shown  and explained,  basic
  373.                 computer and  data base  terminology are discussed,  and an
  374.                 index  is included  to locate  topics quickly.   Although I
  375.                 want people to have  and use these manuals, I  am concerned
  376.                 about  our planet  hurting from  deforestation, so  I would
  377.                 like  to   encourage  people  to  only   order  manuals  if
  378.                 necessary.   Experienced  users will  probably have  little
  379.                 need for these detailed manuals; they are intended more for
  380.                 the  occasional  or  novice  computer  user.     Purchasing
  381.                 multiple  copies or a Site  License gives you  the right to
  382.                 photocopy  the  manual yourself,  if  you  prefer, for  the
  383.                 number of copies purchased or number of computers licensed.
  384.  
  385.                 Pricing for manuals is as follows:
  386.                    First copy                                         $8.00
  387.                    2nd through 4th copies on same order          $7.00 each
  388.                    5th copy and beyond on same order             $6.00 each
  389.  
  390.                                          -4-
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                   What Mailing List?                                  __________________
  404.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.                    Formatted  output  of the  detailed  manual for
  410.                    your  printer  from  Ventura   Publisher  (many
  411.                    megabytes, hard disk required)                     $5.00
  412.  
  413.                 D. How to Get a FREE Registered Edition
  414.  
  415.                 My Shareware career is  just getting started, and I  know I
  416.           need some help from  all of you BBS  users to be successful.   So
  417.           here is how I'd like to thank you:
  418.  
  419.           1. Write a review of one of my packages and post it on a bulletin
  420.              board.  Send me a copy of the review with the  BBS's header on
  421.              it  and the name and  phone number of  the BBS.   Just give me
  422.              your honest criticism and praise in  a good review (not a one-
  423.              liner), and I'll send you a registered copy.
  424.           2. If you  upload a package to  at least five BBS's,  send me the
  425.              names and phone  numbers of the BBSs you  uploaded to and I'll
  426.              send you a registered copy.   Please be honest, folks;  I want
  427.              your help, but this costs me money, after all...
  428.           3. If you have an idea that  would make my software better please
  429.              send  it  to  me.   If  I use  your  idea  I will  send  you a
  430.              registered copy with your idea in it.
  431.  
  432.              These  offers subject  to  withdrawal or  change  at any  time
  433.           without notices.   Prices are subject  to change without  notice.
  434.           Bulletin  Board  Sysops  please  see the  file  VEND-BBS.DOC  for
  435.           special pricing and information.
  436.  
  437.  
  438.  
  439.                                     Angel Babudro
  440.                                   28 Mulberry Street
  441.                                 Clinton, NY 13323-1506
  442.                                     (315) 853-6942
  443.  
  444.  
  445.                        Please register the Shareware you keep.
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.                                          -5-
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                   What Mailing List?                                  __________________
  470.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.           What Mailing List?                                        INVOICE
  476.  
  477.           Your Name______________________________________________________
  478.  
  479.           Company Name___________________________________________________
  480.  
  481.           Address________________________________________________________
  482.  
  483.           _______________________________________________________________
  484.  
  485.           City_________________________ State/Prov_____ Zip code_________
  486.  
  487.  
  488.           WML disks        Single copy - just $25
  489.                            2-4 copies Qty _____ x $15 each
  490.                            5-8 copies Qty _____ x $12.50 each
  491.                            9 or more  Qty _____ x $11.50 each       _______
  492.  
  493.           Site             Up to 4 computers  =  $50.00
  494.           License          Up to 10 computers = $100.00
  495.                            Up to 20 computers = $150.00
  496.                            Unlimited license  = $400.00             _______
  497.  
  498.           Printed          One copy is $8
  499.           Manuals          2-4 copies Qty _____ x $7 each
  500.                            5 or more  Qty _____ x $6 each           _______
  501.           Disk Manuals     Full manual output from Ventura Pub.
  502.                              Circle PCL or Postscript.  $5.00       _______
  503.  
  504.           Shipping &       Please add $2                              $2.00                                                                    _______
  505.            Expenses        Please add $3 for 8" disks               _______
  506.                            Shipping to Canada add $5 extra          _______
  507.  
  508.                            ** T O T A L **                          _______
  509.  
  510.           Disk size & quantity   [__] 3½"    [__] 5¼"     [__] 8"
  511.           Drive density          [__] Low (DD) required   [__] High (HD) ok
  512.  
  513.                 NOTE  that  WML  has  been  delivered  to and  accepted  by
  514.           customer.   All prices are in  U.S. or Canadian  dollars.  Please
  515.           contact me for  orders to  other countries.   Orders to New  York
  516.           State  please add sales  tax for your  area or provide  a copy of
  517.           your resale certificate.
  518.                 Mail this page with your cash (use Registered mail), cheque
  519.           or  money order to Angel Babudro, 28 Mulberry Street, Clinton, NY
  520.           13323-1506.  Thank you!
  521.  
  522.                                          -6-
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                   What Mailing List?                                  __________________
  536.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.           VI.   SYSTEM REQUIREMENTS
  542.  
  543.                 Any IBM-PC-compatible with a 720k  floppy or better amd  at
  544.           least 350k  of free  RAM  will work.   I  recommend  an 80286  or
  545.           faster, a  hard disk, and MS/PC-DOS  3.3 or later.   WML has been
  546.           tested on  MS-DOS 3.3 and 5.0.  It should work properly under PC-
  547.           DOS or MS-DOS version 3.1 or later.  You will need  about 400k of
  548.           disk space for WML  and its necessary files  plus disk space  for
  549.           the files you  will create.   PCL laser  printers are  supported,
  550.           including the LaserJet  III and its  scalable fonts.   Epson-type
  551.           printers are supported  at this time.   Please let  me know  your
  552.           printer type  when ordering so I can  make sure I have  it in the
  553.           printer file.
  554.  
  555.                 WML will  detect whether  you have  a monochrome  or colour
  556.           card installed, but  it cannot  detect what type  of monitor  you
  557.           have.   If you have a  monochrome monitor with a  colour card and
  558.           the  screen  is difficult  to read,  try  starting with  the "/M"
  559.           switch (for "M"onochrome): "WML /M".
  560.  
  561.                 WML was designed to  manage relatively small mailing lists.
  562.           Although the system is capable of handling 5.5 millions names per
  563.           mailing list  file, you would  need a supercomputer  or a lot  of
  564.           time to  manage it.  A 386dx/20 handles 2,000 names or less well;
  565.           a 386dx/40 can  handle 3,000; a PC/XT gets bogged  down at around
  566.           700 names  or so.   I  imagine that a  486dx can  probably handle
  567.           4,000  to 7,000 names per  list without much  trouble.  Remember,
  568.           you can have hundreds  of files; these are just  practical limits
  569.           for each of those  files.  Duplicate Checking slows  things down,
  570.           so if  you have a  huge list or  a very slow computer,  you might
  571.           want to turn Dup Checking off.
  572.  
  573.                 WML supports  two printers concurrently --  a laser printer
  574.           and  a dot  matrix printer  on LPT1,  LPT2, or  LPT3.   The laser
  575.           printer must be a  PCL 1-5 printer (compatible with  H-P LaserJet
  576.           I,  II, or  III).   The dot  matrix printer  should be  Epson- or
  577.           IBM-compatible.  Please let  me know which printer you  have when
  578.           you register and I will be sure to include it.   Also, please let
  579.           me know of  any troubles you may  have.  I test everything  on my
  580.           NEC  P5300, but that's no guarantee that  it'll work for you.  So
  581.           check with me first if you have problems.  Thanks!
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.                                          -7-
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                   What Mailing List?                                  __________________
  602.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.           VII.  FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE
  608.  
  609.                 What Mailing List? is made up of the following files:
  610.  
  611.                 WML.EXE       The executable file
  612.                 WML.HLP       The help file
  613.                 WML.TXT       The ASCII text file of this document
  614.                 WML.WP        The WordPerfect file of this document (so you
  615.                               can format it for your printer)
  616.                 POSTAL.DAT    Zip codes file
  617.                 PRINTER.DAT   Printer definition file
  618.                 READ.ME       A  text file of late-breaking news; read this
  619.           first
  620.                 ORDER.FRM     Order form for all of my software
  621.                 VEND-BBS.DOC  Information  file for BBS  Sysops & Shareware
  622.                               distributors
  623.  
  624.                 These   are  the   files  which   are  provided   with  the
  625.           unregistered package.   Additional files will  be created in  the
  626.           same  directory  as you  use WML.    The Registered  Edition also
  627.           contains:
  628.  
  629.                 *.SFP         Portrait soft fonts
  630.                 *.SFL         Landscape soft fonts
  631.                 MAILCODE.SFL  Landscape USPS postal bar code font
  632.  
  633.  
  634.           VIII. RUNNING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME
  635.  
  636.                 A.  Quick Start
  637.  
  638.                 Type  "WML"  from the  DOS prompt,  press  "P" to  open the
  639.           Preferences menu.   Go down the list  and fill in each preference
  640.           window as  necessary.  Then  use File/New to  create a file,  and
  641.           enjoy.
  642.  
  643.                 Before you can  start entering addresses  you will need  to
  644.           create at least one mailing list  file.  Do this by selecting the
  645.           "New" option  under  "File" (described  below).   Before you  can
  646.           print anything you will have to set your Preferences, at the very
  647.           least defining your printer(s).
  648.  
  649.                 Here's    a   more   detailed   explanation:      Highlight
  650.           "Preferences" and press RETURN (or press the letter "P", or point
  651.           &  click with  your mouse)  -- you  will see  a list  of choices.
  652.  
  653.  
  654.                                          -8-
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                   What Mailing List?                                  __________________
  668.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.           Select  each  item by  pressing  the  highlighted  letter  or  by
  674.           highlighting it using the arrow keys and pressing <-+Enter.
  675.  
  676.                 After you  are done setting your preferences,  press ESC to
  677.           close the Preferences menu then press  "F" for the File menu.  If
  678.           no files are on disk, the only option available will be "New" and
  679.           "Exit".   Press "N" and type  a name for your  mailing list file.
  680.           In a  couple of seconds  the list will  be created and  you'll be
  681.           ready to go.  That's all there is to it!
  682.  
  683.                 WML should be  installed in  its own directory.   This  not
  684.           only  help keep things organized  on your hard  disk, but it also
  685.           speeds up  execution as  there is  not as  large  a directory  to
  686.           search.
  687.  
  688.                 If  you have old List Manager  files or files made with WML
  689.           prior to 6/30/90 please refer to the section on Importing WML 1.x
  690.           Files.  If you decide to place WML 2 in a different directory you
  691.           should move or copy all of your DBF files into the new directory.
  692.           Again, refer to the Importing WML 1.x Files section.
  693.  
  694.                 To start What Mailing  List?, go to the disk  and directory
  695.           which  contains  the  programme  (e.g., "C:"  <Enter>  "cd  \WML"
  696.           <Enter>) and  type "WML".   In a second or  two you will  see the
  697.           welcome  screen and the menu will appear.  On unregistered copies
  698.           some licensing  information is  displayed and a  9-second reading
  699.           pause is enflicted upon the unregistered user...
  700.  
  701.                 B.  Using a Monochrome Monitor with a Colour Card
  702.  
  703.                 If  you have  a  monochrome  (aka  Black &  White)  monitor
  704.           connected  to a  colour adapter  card then  WML will  use colours
  705.           which may  not be very readable.  CGA adapters are the worst, VGA
  706.           may look fine.  In any case, you can start WML in monochrome mode
  707.           by using the "/M" switch like so:
  708.  
  709.                 WML /M
  710.  
  711.                 Add the  "/M" to your WML.BAT file using a text editor.  An
  712.           even better way is to  use a menu, such as HDM.  There  are a few
  713.           screens which  do not "listen" to  the /M -- it's  a low priority,
  714.           but I am working  to fix this.   Please let me  know if you  have
  715.           difficulty.
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.                                          -9-
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                   What Mailing List?                                  __________________
  734.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.                 C.  Using the Menus
  740.  
  741.                 I  have  used  what  I understand  to  be  an SAA-compliant
  742.           (Standard Applications Architecture, an  IBM slogan) menu system.
  743.           Most  folks know  it  better as  the  Macintosh or  Windows  menu
  744.           standard.   Basically, there is  a horizontal menu  of choices --
  745.           File, Data Entry, etc.  Under each of the horizontal choices is a
  746.           menu  of  functions  pertaining to  that  item  -- it  is  a two-
  747.           dimensional menu, in other words.  The last item of the left-most
  748.           menu is always Exit, to end the programme or the sub-menu you are
  749.           on.
  750.  
  751.                 There are two ways to select an item from the main menu:
  752.  
  753.                 1.  Press  the letter  which is  highlighted in  the option
  754.                     description
  755.                 2.  Use  the  Up/Down/Right/Left  arrows to  highlight  the
  756.                     option you  want then press <-+Enter  (a.k.a. RETURN or
  757.                     CR).
  758.  
  759.                 Some menus do not have highlighted options.  On these menus
  760.           you must  use the arrow keys to  highlight your choice then press
  761.           <-+Enter.
  762.  
  763.                 If you want to cancel an operation you selected, just press
  764.           the Esc ("Escape") key.
  765.  
  766.                 D.  Status Line
  767.  
  768.                 WML  has  two status  lines: at  the  top &  bottom  of the
  769.           screen.  At the  top is the  title of the  programme and the  WML
  770.           file you have  open (if any).   At the bottom of the  screen is a
  771.           bar which looks like this:
  772.  
  773.                 Total|Selected|Bad/Omit|Pack|Index|01-01-1980
  774.  
  775.                 From left to right the items are:
  776.                 1.  Total records in the open file
  777.                 2.  Total records selected for printing
  778.                 3.  Total records bad or excluded from mailings
  779.                 4.  The word |Pack| if there are entries to be erased
  780.                 5.  Selected  indexing method  (name, company,  address, or
  781.                     zip).
  782.                 6.  To-day's date (so far  as the computer knows).   If you
  783.                     have  a  filter  chosen,  this will  be  replaced  with
  784.                     "Filter" followed by:
  785.  
  786.                                          -10-
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                   What Mailing List?                                  __________________
  800.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.                     * "Sel" for Selected records only,
  806.                     * "Del" for Deleted records only, or
  807.                     * "SelDel" for both.
  808.                     If  the  filter  message  is bright  the  selection  is
  809.                     unchanged,  otherwise   changes  have  occured.     For
  810.                     example, suppose  you have set the  filter to "Selected
  811.                     Only" then  cleared the  selection status of  a record.
  812.                     The filter message would change to dim since the filter
  813.                     is no longer accurate.
  814.  
  815.  
  816.           IX.   MANAGING FILES
  817.  
  818.                 The  choices under  the  File menu  are  New, Open,  Close,
  819.           Delete,  Back-up, Restore, Format  Floppies, Index, Pack, Import,
  820.           Export, Select, Print, and Exit.  Many of these options cannot be
  821.           used at certain times (e.g., you have an empty mailing list  file
  822.           so the Select option is useless).  When an option is not valid it
  823.           will be "gray" with no highlighted letter.
  824.  
  825.                 A.  Creating a New File
  826.  
  827.                 File/New  let's you create new  mailing list files.   Up to
  828.           250 files can  be managed by What  Mailing List? (if  anyone ever
  829.           has a problem with this, let me know and I'll increase it).  When
  830.           you press RETURN  while this  option is highlighted  you will  be
  831.           asked  to enter a name for the new file.  The name you enter will
  832.           be check  for proper syntax.   In addition you will  be warned if
  833.           you enter the name of a file which already exists.  A few seconds
  834.           after you  enter a  valid name,  your new  file will be  created,
  835.           opened, and ready for use.
  836.  
  837.                 B.  Opening an Existing File
  838.  
  839.                 Just like using a filing cabinet,  you have to open a  file
  840.           before you can see what's in it.  File/Open let's you open a file
  841.           which has been previously created.
  842.  
  843.                 After you select this  option you will be presented  with a
  844.           list of the WML files  in the current directory.  Use  the up and
  845.           down arrow keys to highlight the file you wish to use, then press
  846.           <-+Enter.
  847.  
  848.                 Note  that entries  will  be displayed  and printed  in the
  849.           order  indicated on the bottom  status line.   To change the sort
  850.           order use the Index menu.
  851.  
  852.                                          -11-
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                   What Mailing List?                                  __________________
  866.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.                 C.  Saving a File / Close
  872.  
  873.                 WML saves your information every time you change something.
  874.           If  you enter  information and press  the Esc  key or  click on a
  875.           "Cancel" button with  your mouse  a message will  warn you  about
  876.           losing any changes you have  made.  The only danger comes  with a
  877.           power outage or anything  else that causes WML to  end improperly
  878.           (e.g., the reset button or Ctrl-Alt-Del are used).  However, even
  879.           in this case the only thing you would have  to do is re-index the
  880.           file -- no information would be lost.
  881.  
  882.                 Just  the same, it's always safest to Close a file when you
  883.           will  be  away from  your  computer for  a  while.   That  way if
  884.           anything happens  while you are  away your information  is saved.
  885.           The other use for Close is when you want to delete the open file.
  886.           The Delete function (below) will not let you delete an open file,
  887.           so you must close it first.
  888.  
  889.                 D.  Deleting a File
  890.  
  891.                 WML  contains all the tools you need to manage your mailing
  892.           list  files.  The File/Delete function gives you a convenient way
  893.           to remove files from your disk.   When you select this option you
  894.           will  get the  same file  list you  see with the  "Open" option.1
  895.           Highlight a file and  press <-+Enter, and the computer  will read
  896.           the name back  to you (to be  sure you picked the right  one) and
  897.           ask for permission to continue.  If you press  <-+Enter (or click
  898.           on  "Ok") then the file will be  erased from the disk (along with
  899.           it's indices) and will no longer appear on lists.
  900.  
  901.                 E.  Making Back-up Copies of Your Files
  902.  
  903.                 File/Back-up protects your  information by allowing  you to
  904.           copy it to another  disk.  Under the Preferences  menu you should
  905.           have decided how you wanted to perform a back-up -- using the DOS
  906.           COPY command, ARJ, LHARC, or PKZIP.  After you select this option
  907.           you will see a summary of the files to be backed-up.  If you have
  908.           more than one floppy disk drive  you will be asked to select one.
  909.           All WML data files will then be backed-up to the floppy disk.
  910.  
  911.                 Please see  also the section  on choosing a  back-up method
  912.           under Preferences.
  913.                                         ____________________
  914.  
  915.                1    The list will not contain the name of the open file (if
  916.                     any), only the files which are "put away."
  917.  
  918.                                          -12-
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                                   What Mailing List?                                  __________________
  932.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.                 F.  Restoring Files from a Back-up Copy
  938.  
  939.                 If you ever  need to recover data files from  a floppy disk
  940.           you made using the Back-up command (above), just place the floppy
  941.           disk in its drive and select File/Restore.  If you have more than
  942.           one floppy disk drive you  will be asked to select one,  then the
  943.           data  files will  be copied from  the floppy disk  onto your hard
  944.           disk.
  945.  
  946.                 G.  Formatting Floppy Disks
  947.  
  948.                 This option is  for those  times when you  have decided  to
  949.           make a back-up copy of your data but don't have  a formatted disk
  950.           handy.  File/Format  Floppies lets  you format a  floppy disk  to
  951.           your computer's  standard density  without exiting  WML.   If you
  952.           have a high density drive you can only format  high density disks
  953.           (in other words, WML doesn't pass any parameters to DOS FORMAT).
  954.  
  955.                 If   you  have  What  Floppy  Format?  (WFF.EXE)  available
  956.           somewhere in  your search path  WML will automatically  access it
  957.           for  formatting floppy disks (so  you can do  whatever you want).
  958.           You  will receive a complimentary  copy of the  latest version of
  959.           WFF with your WML registration.
  960.  
  961.                 H.  Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing)
  962.  
  963.                 Sometimes a data base's  index files can be damaged.   This
  964.           can  typically happen with a  power outage, Ctrl-Alt-Del while in
  965.           WML, etc.  File/Re-Index allows you to re-build the indices for a
  966.           mailing  list.   Just  open  a  file  then  select  this  option;
  967.           everything is automatic.
  968.  
  969.                 I.  Removing   Records  Which   Are  Marked   for  Deletion
  970.                     (Packing)
  971.  
  972.                 File/Pack  is  used  to  remove deleted  records  from  the
  973.           mailing  list data base which is currently  in use.  When an item
  974.           is  marked for deletion from a  mailing list file the records are
  975.           not removed from the data base until this option is chosen.  This
  976.           can  be  handy if  you accidentally  mark  a record  for deletion
  977.           because you can "un-mark"  it; or you could  use this feature  to
  978.           mark all the  records you want to delete then  review the records
  979.           on the screen before actually packing the file.
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.                                          -13-
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.                                   What Mailing List?                                  __________________
  998.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.                 J.  Importing Data from Other Software
  1004.  
  1005.                 File/Import  allows you to  read data  from other  files to
  1006.           become a part of the mailing list  file you are using.  Once  you
  1007.           select import, you will be shown a menu of file types:
  1008.  
  1009.                 - ASCII
  1010.                 - What Mailing List? 1.3 file
  1011.                 - What Mailing List? 2.x file
  1012.                 - Another dBase file
  1013.  
  1014.                 Highlight the type  of file  you would like  to import  and
  1015.           press RETURN.
  1016.  
  1017.                     1. Importing ASCII Files                       _____________________
  1018.  
  1019.                     An ASCII  file must  have commas delimiting  each field
  1020.                 and  one  record  per line  (i.e.,  CR/LF  or  ASCII 13  10
  1021.                 terminates a record).  The structure of a record is:
  1022.  
  1023.                     -  First name (up to 15 characters)
  1024.                     -  Surname (last name) (up to 15 characters)
  1025.                     -  Company name (up to 35 characters)
  1026.                     -  Address line 1 (up to 35 characters)
  1027.                     -  Address line 2 (up to 35 characters)
  1028.                     -  City (up to 21 characters)
  1029.                     -  State abbreviation/Province  (two upper-case letters
  1030.                        in American mode  or up to 15 characters in Canadian
  1031.                        or International mode)
  1032.                     -  Zip code (up to 9 numbers (no dash) in American mode
  1033.                        or up to 10  characters in Canadian or International
  1034.                        mode)
  1035.                     -  Phone (up to 10 numbers)
  1036.                     -  Phone Extension (up to 4 numbers)
  1037.                     -  FAX phone number (10 numbers)
  1038.                     -  BBS or other phone number (10 numbers)
  1039.                     -  Group  definitions  (20  characters, ASC(1)  through
  1040.                        ASC(255) representing group #1 through 255)
  1041.                     -  Comment #1 (up to 76 characters)
  1042.                     -  Comment #2 (up to 76 characters)
  1043.                     -  Comment #3 (up to 76 characters)
  1044.                     -  Number  of   times  this  record  has  been  printed
  1045.                        (integer)
  1046.                     -  Last mail date, Year (integer, ####)
  1047.                     -  Last mail date, Month (integer, ##)
  1048.                     -  Last mail date, Day (integer, ##)
  1049.  
  1050.                                          -14-
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1064.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.                     -  Bad address flag (integer True/False)
  1070.                     -  Exclude from mailings (integer True/False)
  1071.                     -  Selected for printing? (integer True/False2
  1072.  
  1073.                     That's a lot of fields!  Well, don't worry.   You don't
  1074.                 have to include them all.  If your ASCII file only contains
  1075.                 names and addresses, that's fine.  Just put each entry on a
  1076.                 separate  line in the file.   For example,  your ASCII file
  1077.                 might contain:
  1078.  
  1079.                     John Doe,123 Main St,,Anywhere,CA,0000
  1080.                     Jane Doe,321 Side St,Apt. 5,Somewhere,WV,0000
  1081.  
  1082.                     NOTE:  Version 2.0 is only  able to import  the first 8
  1083.                 fields.   Anything past these will be ignored.  Version 2.1
  1084.                 will have complete flexibility in ASCII importing.
  1085.  
  1086.                     If you  are importing another What  Mailing List? file,
  1087.                 you can choose  whether to  import all the  records in  the
  1088.                 file or just those records which are selected for printing.
  1089.                 This  is a very  handy way to  separate a  group of entries
  1090.                 which  have grown very large.   For example,  let's say you
  1091.                 had  a list  of  clients  grouped  by  occupation  and  one
  1092.                 occupation  became very large.  You could select all of the
  1093.                 records  with that  particular group  for printing.   Then,
  1094.                 create a new file and import the selected records.  Back in
  1095.                 your old file you  can delete all of the  selected records.
  1096.                 Now  you have a new file with  just the records you want in
  1097.                 it!
  1098.  
  1099.                     2. Importing WML 1.x Files                       _______________________
  1100.  
  1101.                     If you have  been using  version 1 of  WML (or  earlier
  1102.                 versions of List Manager)  you can import these  files into
  1103.                 WML  2.   Please note  that List  Manager files need  to be
  1104.                 imported into a WML file since there were structure changes
  1105.                 between these versions.  So use your  old WML to create new
  1106.  
  1107.                                         ____________________
  1108.  
  1109.                2 Versions of WML  prior to 6/26/90 had the Selected flag as
  1110.           the first item of a record.  If you have files created with these
  1111.           older versions you can convert them with your  old version of WML
  1112.           1.x by  creating a new data base  and then importing the original
  1113.           file (File/Import/WML  File).   Then  you  can import  the  newly
  1114.           created file into WML 2.x and delete the old files.
  1115.  
  1116.                                          -15-
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1130.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.                 files  & import any of those List Manager files, then bring
  1136.                 up WML 2 and select this option.
  1137.  
  1138.                     After  you select  File/Import/WML 1.x  you will  see a
  1139.                 list  of DBF  files in  the current  directory.   I haven't
  1140.                 figured out a good way to allow disk drives to be navigated
  1141.                 in  this file lookup window,  so you are  restricted to the
  1142.                 current directory.
  1143.  
  1144.                     After you select a file to import you  will see a graph
  1145.                 showing progress and the number of records imported will be
  1146.                 shown on the status line.
  1147.  
  1148.                     3. Importing WML 2.x Files                       _______________________
  1149.  
  1150.                     This option  is handy  for consolidating  several files
  1151.                 into one.  Just select File/Import/WML 2.x and you will see
  1152.                 the file list box.   Choose a file, then choose  whether to
  1153.                 import  all of the records or just those which are selected
  1154.                 for printing, and  away it goes.  As usual,  you will see a
  1155.                 progress  graph and the  record number count  on the bottom
  1156.                 status line will be updated.
  1157.  
  1158.                     4. Importing Other dBase Files                       ___________________________
  1159.  
  1160.                     To import  another dBase file What  Mailing List? needs
  1161.                 to know a few things.   Once you type the name  of the file
  1162.                 you will see a screen of field names.  These  are the field
  1163.                 names in  the dBase file you are trying to import (only the
  1164.                 first  40  fields will  be shown).    One at  a  time, What
  1165.                 Mailing List? will ask for a corresponding field to its own
  1166.                 fields.   For  example, it  will first  ask for  the "NAME"
  1167.                 field.   Enter the number for the  field which will be read
  1168.                 into the "NAME" field (and subsequent others).
  1169.  
  1170.                     If the dBase  file you  are importing does  not have  a
  1171.                 field corresponding  to one  of What Mailing  List?'s, just
  1172.                 press RETURN.  If more than one field corresponds to one of
  1173.                 What Mailing List?'s (e.g., the file you  are importing has
  1174.                 two  fields  for the  name: first  name  & last  name) just
  1175.                 separate the fields with a plus sign (+).  For example, you
  1176.                 might enter "1+2" to combine field #1 and #2.
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.                                          -16-
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1196.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.                     The  fields you  will need  to define  are the  same as
  1202.                 those shown for the ASCII Import specifications (above).
  1203.  
  1204.  
  1205.                 K.  Export
  1206.  
  1207.                 Export  is the  reverse of Import:   It allows  you to send
  1208.           information to these file formats:
  1209.                 -   ASCII
  1210.                 -   WordPerfect merge
  1211.                 -   Microsoft Word merge
  1212.                 -   Ventura Publisher
  1213.  
  1214.                 Most commonly  information is exported to an ASCII file and
  1215.           then  imported  into  a  word processor,  spreadsheet,  or  other
  1216.           programme.    All export  types except  for WordPerfect  and Word
  1217.           merge place all fields in the export file; the mail merge formats
  1218.           place only the  name, address, city, state, zip  code, attention,
  1219.           and phone information in the file.
  1220.  
  1221.                     1. WordPerfect Merge                       _________________
  1222.  
  1223.                     When you select  this option  you will be  asked for  a
  1224.                 file name.   Enter  the full  file name  you  wish to  use,
  1225.                 including drive and  path if  necessary.   Once you  finish
  1226.                 with this  function  you  will  have an  ASCII  file  which
  1227.                 contains WordPerfect's merge  codes.  To use the  file, run
  1228.                 WordPerfect, import the file (Ctrl-F5, 1, 2) and save it.
  1229.  
  1230.                     2. Microsoft Word Merge                       ____________________
  1231.  
  1232.                     Just like with the  WordPerfect Merge file, this option
  1233.                 will  make you  an  ASCII file  which  is in  Word's  merge
  1234.                 format.  To use the file, run Word then import the file.
  1235.  
  1236.                     3. Ventura Publisher                       _________________
  1237.  
  1238.                     This is  a special form  of an  ASCII text  file.   The
  1239.                 resulting  file will be  given a  "TXT" extension  and each
  1240.                 line of the data will begin with an "at" sign (@), the name
  1241.                 of  the field, a space,  an equal sign  (=), another space,
  1242.                 and then the data.  For example:
  1243.  
  1244.                     @NAME = ABC Company
  1245.                     @ADDRESS_1 = 123 Main Street
  1246.  
  1247.  
  1248.                                          -17-
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1262.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.  
  1267.                     The file  will be  double-spaced since  this is how  VP
  1268.                 determines end-of-paragraph in an ASCII file.
  1269.  
  1270.  
  1271.                 L.  SELECT
  1272.  
  1273.                 This option lets you  select or clear the records  you wish
  1274.           to  print.  After you choose it,  a new menu will appear with the
  1275.           options:  Select, All, Group, Date, City, State, Zip, Individual,
  1276.           and  Actions.  "All" lets you mark  or un-mark all records in the
  1277.           data base.  "Group" lets you select or clear records according to
  1278.           the groups to which they belong.  "Date/New" will mark or un-mark
  1279.           records which have never  been printed (i.e., the number  of last
  1280.           mail date = 0); "Date/by Date" will select or clear records based
  1281.           on  a specific date you provide.  "Individual/All" will allow you
  1282.           to  scan the entire data base, marking and un-marking records one
  1283.           at  a time;  "Individual/Selected"  will allow  you to  scan only
  1284.           those  records  which  are currently  selected.    City/State/Zip
  1285.           options let you select or clear options based on exact matches in
  1286.           these fields.
  1287.  
  1288.                 The  "Action"  submenu  lets  you perform  actions  on  the
  1289.           selected records.  This is somewhat of a "query" function, if you
  1290.           like data base terminology.   Once you have selected  records you
  1291.           can  reset the  group  settings for  the  records, flag  them  as
  1292.           deleted, or clear  the delete flag.  Please note  that if you use
  1293.           the  Group function  it will  replace existing  group definitions
  1294.           with the new definition you specify.
  1295.  
  1296.                 To  exit  the  Select  menu, use  the  "Exit"  option under
  1297.           "Select"  (which is the only  option available) or  press the Esc
  1298.           key.
  1299.  
  1300.                     1. Selection Examples                       __________________
  1301.  
  1302.                     WML's Select feature may  seem limited at first glance,
  1303.                 but it is actually very comprehensive.  At the time of this
  1304.                 writing  I found  myself thinking  that WML  couldn't do  a
  1305.                 certain  type of query and then realizing that it could, so
  1306.                 I think some examples are in order.
  1307.  
  1308.                     Let's  say you  have two  groups defined  in a  mailing
  1309.                 list: Team A and Team B.  Of the entries  on file, some are
  1310.                 part of Team A, some Team B, and some are both.
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.                                          -18-
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1328.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.  
  1333.                     Now, let's say you want to send a mailing to all Team A
  1334.                 members.  First you  may want to choose All/Clear  to clear
  1335.                 any existing selection, then you would choose Groups/Select
  1336.                 and flag the group Team A in the Groups Window.
  1337.  
  1338.                     For another mailing you want  to include all members of
  1339.                 Team B  who are  not members of  Team A.   First, clear any
  1340.                 existing selection.  Second,  use Groups/Select to flag all
  1341.                 members  of Team B.  Finally, use Groups/Clear to clear all
  1342.                 members of Team A from the selection.
  1343.  
  1344.                     For another mailing you may want to include all members
  1345.                 of Team A  who have  not yet received  a mailing.   Use the
  1346.                 Date/New  option to select these.   Or you  can use Date/by
  1347.                 Date to select  members who  last received a  mailing on  a
  1348.                 certain date.
  1349.  
  1350.                     Whatever  you need to do,  chances are WML  will do it.
  1351.                 If you can't figure  out how to get  what you want,  please
  1352.                 let me know!
  1353.  
  1354.                 M.  PRINT
  1355.  
  1356.                 This is the area  of the programme which is  really useful,
  1357.           because is puts  your work on  paper.  This  menu has options  to
  1358.           print envelopes, labels, a  group list, or to select  the records
  1359.           you wish  to print.  The number of records which are selected for
  1360.           printing appears on the status line at the bottom of the screen.
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.                                          -19-
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1394.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.                 Here is an overview of the sequence of events for printing:
  1400.  
  1401.                                        Print Menu
  1402.                                             |
  1403.                Group List  Phone Book   Envelopes   Laser Labels  DM Labels
  1404.                     |           |           |             |               |
  1405.                     +-> Which printer?   Select           |               |
  1406.                                 |        return           |               |
  1407.                                 |        address          |               |
  1408.                                 |           |             |               |
  1409.                                 +----> Which Font? <------+-------<-------+
  1410.                Group List & <----------+    |   +--->-----+--------->-----+
  1411.                Phone Book:                  |             |               |
  1412.                Print & End                  |          Define          Pick
  1413.                                             |          labels        labels
  1414.                                             |             |               |
  1415.                                             +----->-------+---------<-----+
  1416.                                                           |
  1417.                                                         Print
  1418.                                                           |
  1419.                                                Update Times Mailed and
  1420.                                                    Last Mail Date
  1421.  
  1422.  
  1423.                     1.  Group List                        __________
  1424.  
  1425.                     The  Group List  option lets  you print  a list  of the
  1426.                 groups  you have defined.  If you have two printers defined
  1427.                 you will be asked to choose the one to use.
  1428.  
  1429.                     Group List only appears if you have defined groups, and
  1430.                 does not update the times mailed or last mail date.
  1431.  
  1432.                     2.  Phone Book                        __________
  1433.  
  1434.                     Since  WML can track phone numbers, it would be nice if
  1435.                 it could print them,  wouldn't it?  Sure!  A  nice 2-column
  1436.                 phone book, suitable for folding into one's pocket.
  1437.  
  1438.                     You  can print  the phone  book on  your dot  matrix or
  1439.                 laser printer.  A  12cpi to 17cpi mono-spaced (fixed)  font
  1440.                 will work  best for  the phone  book, although  the entries
  1441.                 themselves work quite well with proportional fonts.  If you
  1442.                 use a proportional font  for the titles you will  find that
  1443.                 the index  at the top right of the page "floats."  Short of
  1444.                 figuring out how  to do width tables,  this was the  best I
  1445.  
  1446.                                          -20-
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1460.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.                 could  come up with.   So just use  Courier 12 or something
  1466.                 like that.  Experiment to find the best method to print the
  1467.                 phone book on your equipment.
  1468.  
  1469.                     The  phone book  will only  include records  which have
  1470.                 been  selected for printing, and does not ask to update the
  1471.                 Times Mailed and Last  Mail Date.  Entries without  a phone
  1472.                 number  will just show the name & address (no trailing dots
  1473.                 after the name).
  1474.  
  1475.                     3.  Laser Envelopes                        _______________
  1476.  
  1477.                     Laser Envelopes lets you  print envelopes on your laser
  1478.                 printer (I know WML  works with a Panasonic KX-P4450  and a
  1479.                 LaserJet  III,  and it  should work  on  any PCL  1-5 laser
  1480.                 printer).
  1481.  
  1482.                     First you will be given a choice of return addresses to
  1483.                 print on the envelopes  if any have been  defined.  If  you
  1484.                 did not set  up at least one return address  this menu will
  1485.                 not  appear   and  no  return  address   will  be  printed.
  1486.                 Otherwise you will see a menu of three choices:   None, the
  1487.                 first address,  and the second address you defined.  Select
  1488.                 one and press <-+Enter.
  1489.  
  1490.                     Next you will be  asked to select the font you  wish to
  1491.                 use  for printing.  If you  opted to print a return address
  1492.                 you  will be asked  twice for a  font selection --  for the
  1493.                 return  address and addressee.   Use the up  and down arrow
  1494.                 keys to highlight a font then press RETURN.  If you want to
  1495.                 use a soft  font just  select the first  option, "Select  a
  1496.                 soft  font" and you  will be prompted for  a drive and path
  1497.                 name,  with the  default being  that which  you set  on the
  1498.                 Preferences/Laser Fonts  screen.  Once you  enter the drive
  1499.                 and path you  will be given a list of  soft fonts ending in
  1500.                 SFL  (landscape fonts).  Highlight a font and press RETURN,
  1501.                 or press Esc to cancel the print operation.
  1502.  
  1503.                     Following  font  selection  any   soft  fonts  will  be
  1504.                 downloaded (including the postal bar code font, if present)
  1505.                 and  the envelopes will be printed.  After they are printed
  1506.                 you will  be asked if you  want to update the  Times Mailed
  1507.                 and  Last Mail  Date for  the records  printed.   Answer by
  1508.                 pressing the RETURN key for "Yes" or the Esc key for "No."
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.                                          -21-
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1526.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.                     4.  Laser Labels                        ____________
  1532.  
  1533.                     Select  this to print  sheets of  labels on  your laser
  1534.                 printer.   You will be asked for the specifications of your
  1535.                 labels  (number  across  and  inches  (vertically)  between
  1536.                 labels), and the font you would like to use.
  1537.  
  1538.                     5.  Continuous Labels (dot matrix)                        ______________________________
  1539.  
  1540.                     Select this to print continuous-feed labels on your dot
  1541.                 matrix printer.   You will be  given a list of  label types
  1542.                 from  which to choose, followed by a list of your printer's
  1543.                 fonts.
  1544.  
  1545.                     Please note that the default set-up for 1-across labels
  1546.                 includes a left margin setting of 1½-inches.  I set it this
  1547.                 way because my printer's paper sensor is 1½-inches  in from
  1548.                 the  left.  You  can use Preferences/Label  Types to change
  1549.                 this if necessary.
  1550.  
  1551.  
  1552.           X.    DATA ENTRY
  1553.  
  1554.                 This menu of  What Mailing List? lets you enter data into a
  1555.           mailing  list  or  define  groups  and  abbreviations.    "Names"
  1556.           accesses the  mailing list entry  screen.  "Groups"  accesses the
  1557.           group   definition   window.      "Abbreviations"   accesses  the
  1558.           abbreviations definition window.
  1559.  
  1560.                 A.  Names
  1561.  
  1562.                 This is the main data entry screen of WML since it is where
  1563.           you enter and change your mailing list information.  You can only
  1564.           use  this function when you  have a mailing  list file opened for
  1565.           use.  When you choose Names a window will open which has room for
  1566.           all  of the information for  a single entry.  If  the file in use
  1567.           has any entries the window will be filled with the first entry on
  1568.           file.   If  the  file is  empty,  a blank  (new)  record will  be
  1569.           displayed.
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.                                          -22-
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1592.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.                 As  you move through a  mailing list file,  a file position
  1598.           indicator on the right side of the screen will change to show you
  1599.           the  displayed record's  position  in the  file.   When  you  are
  1600.           entering a new record the indicator turns yellow (or bright white
  1601.           on a monochrome monitor) and is positioned at the bottom.
  1602.  
  1603.                     1.  Special Keys and Moving Through the File                        ________________________________________
  1604.  
  1605.                     While  on the  Names screen  there are  several special
  1606.                 keys (such as  PgDn) and key  combinations (such as  ^PgDn)
  1607.                 shown at the bottom of the screen.
  1608.  
  1609.                 PgDn    Move forward (down) through the file.  If you press
  1610.                         PgDn on the last record on file, What Mailing List?
  1611.                         will beep.
  1612.                 PgUp    Move backward (up) through the file.   If you press
  1613.                         PgUp  on the  first  record on  file, What  Mailing
  1614.                         List? will beep.
  1615.                 ^PgDn   "Control-PageDown"  -- hold down the key marked Ctrl
  1616.                         and  press the PgDn key.   This tells  WML to begin
  1617.                         adding new records.
  1618.                 ^Home   "Control-Home" -- moves to  the first entry on file.
  1619.                         Hold down the Ctrl key then press the Home key.
  1620.                 ^End        "Control-End"  -- moves  to  the last  entry  on
  1621.                             file.  Hold  down the Ctrl  key then press  the
  1622.                             End key.
  1623.  
  1624.                     2.  Using Filters                        _____________
  1625.  
  1626.                     If you have selected one or more filters from the Index
  1627.                 menu the entries you see will be only those included in the
  1628.                 filter  at the time  the filter was set.   The Names screen
  1629.                 will begin  with the first  entry with the  filter criteria
  1630.                 (e.g., the first deleted record on file may actually be the
  1631.                 fifth record).
  1632.  
  1633.                     When records  within a filtered set  of records change,
  1634.                 those records  remain within  the filtered set  of records.
  1635.                 To illustrate, if you have the filter set to show you  only
  1636.                 those records which are selected for printing, then you  go
  1637.                 to  the Names  screen  and change  the  Select flag  for  a
  1638.                 record.    Since this  record  is  no longer  selected  for
  1639.                 printing it doesn't "belong" in the filtered set of records
  1640.                 any more, but  WML leaves it  there so you  can review  the
  1641.                 changes  you have made to the records which were originally
  1642.                 filtered.
  1643.  
  1644.                                          -23-
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1658.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.                     To reset a  filter (e.g., using  the above example,  to
  1664.                 eliminate the records which  were changed from the filtered
  1665.                 set), just  toggle  the filter  setting  OFF then  back  ON
  1666.                 again.
  1667.  
  1668.                     As you use the PgUp and PgDn keys the display will jump
  1669.                 to the next  or previous  entry with  the filter  criteria.
  1670.                 The  F2  (Find)  key  will display  only  those  selections
  1671.                 included in the filter.
  1672.  
  1673.                     Note: I decided that filters are more useful if they do
  1674.                 not  change dynamically.  That  is, if you  have the filter
  1675.                 set  to Selected  records then you  Clear (or  un-select) a
  1676.                 record, that  record will  still be  in  the filtered  list
  1677.                 until you reset the  index or filter options.  Think  of it
  1678.                 this  way: if you are reviewing  a bunch of records you had
  1679.                 marked for printing to  make a final decision, it  would be
  1680.                 really  a pain if, every  time you changed  a Select status
  1681.                 flag,  entries disappeared  from  your review  list so  you
  1682.                 couldn't see which ones you had Cleared from being printed.
  1683.  
  1684.                     If you  want to reset the filtered  list after changing
  1685.                 many records, just go to the Index menu and turn the filter
  1686.                 off and back on.
  1687.  
  1688.                     3.  Help, Find, and Group (F1/F2/F3)                        ________________________________
  1689.  
  1690.                     On the  bottom  of  the screen  you  will  see  several
  1691.                 function  keys defined.  To  use a function  just press the
  1692.                 key shown.
  1693.  
  1694.                 F1  Help -- Available only  in State/Province field; brings
  1695.                     up a  list of  U.S. State  and Canadian  Province names
  1696.                     from  which  you  may  browse  and  select  one.    The
  1697.                     abbreviation  for the  selected State/Province  will be
  1698.                     placed in the record.
  1699.                 F2  Find  -- Opens a window  showing all of  the entries on
  1700.                     file.  You can browse through the list to jump directly
  1701.                     to the entry you want.
  1702.                 F3  Group  --  Opens a  window  showing all  of  the groups
  1703.                     defined with arrows next  to ones to which this  record
  1704.                     belongs.   Highlight  a group  and press  <-+Enter; the
  1705.                     arrow will appear and disappear (toggle).
  1706.  
  1707.                     When you  press F2  Find you will  notice new  function
  1708.                 keys  at the bottom of the screen.   You can press a letter
  1709.  
  1710.                                          -24-
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1724.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.  
  1729.                 or number to go  directly to the entry beginning  with that
  1730.                 letter or number (please note that you will go to the first
  1731.                 letter or  number  of the  index key  (name, company  name,
  1732.                 address, or  zip code)  which  is displayed  on the  status
  1733.                 line).  Use the  arrow and PgUp/PgDn/Home/End keys to  move
  1734.                 around the list.  Press <-+Enter to use the entry which  is
  1735.                 highlighted.
  1736.  
  1737.                     When  you press  the F3  (Group)  key a  window appears
  1738.                 showing the groups defined.   Inside the window all  of the
  1739.                 group descriptions for this mailing list file are displayed
  1740.                 (up  to 255 groups).   You can move  through the list using
  1741.                 the up/down arrow keys, the PgUp/PgDn keys, or by  pressing
  1742.                 the first letter of the group description you wish to find.
  1743.                 When a group is highlighted, press <-+Enter to select it or
  1744.                 clear  the selection.  Selected groups have an arrow to the
  1745.                 left of  them.  When a  group is Selected for  an entry, it
  1746.                 means that this person or business is a part of that group.
  1747.                 For example, if  you have a  group called "Christmas  List"
  1748.                 you can Select this group for  all people you want to be on
  1749.                 your Christmas list.
  1750.  
  1751.                     4.  Adding New Records                        __________________
  1752.  
  1753.                     When  you first use the  Names screen on  a new (empty)
  1754.                 file, WML will automatically  place you in Add mode.   Once
  1755.                 the file has information, however, you are initially placed
  1756.                 in Edit  mode (i.e., existing information  is displayed for
  1757.                 you to view and/or change).
  1758.  
  1759.                     To add a new record to  the file just press ^PgDn (hold
  1760.                 down  the Ctrl key  then press the PgDn  key).  This places                          ____                     ____
  1761.                 you in Add mode.  You will see a blank data entry  form and
  1762.                 the  file position indicator will go to the bottom and turn
  1763.                 yellow (or bright white on a monochrome monitor).
  1764.  
  1765.                     While adding new records  What Mailing List? checks for
  1766.                 duplicate  names  and addresses.    If  you have  duplicate
  1767.                 checking enabled (on the Preferences menu) you  will see an
  1768.                 information window  telling you  about  any duplicates  and
  1769.                 asking  permission  to continue.    An  entry must  contain
  1770.                 something unique in  personal and company name.   You can't
  1771.                 enter two records with the same  personal names and company
  1772.                 name.   The only time  I can think  that you might  need to
  1773.                 enter a duplicate is  if the same person &  company has two
  1774.                 offices.  I may figure out a way around this soon...
  1775.  
  1776.                                          -25-
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1790.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.  
  1795.                     When you  are finished  entering new addresses  you can
  1796.                 change modes in one of three ways:
  1797.  
  1798.                 1.  Press ESC on a blank form to return to the menu (if you
  1799.                     press  ESC  and have  changed  any  information on  the
  1800.                     screen you will  be given a message  and an opportunity
  1801.                     to save it -- don't worry)
  1802.                 2.  Press  PgUp to move "up" to the existing records in the
  1803.                     file (i.e., switch to "change" mode)
  1804.                 3.  Press F2 (Find) to locate an existing record
  1805.  
  1806.                     To abandon  new information (i.e., if  you have started
  1807.                 entering something on the screen and decide you don't  want
  1808.                 to  save it),  press  the Esc  key  before you  finish  the                                                    ______
  1809.                 screen.
  1810.  
  1811.                     5.  Changing Existing Records                        _________________________
  1812.  
  1813.                     While an  existing record  is displayed you  can change
  1814.                 information, mark  it for  deletion, exclude it  from being
  1815.                 printed, or mark it as being a bad address.
  1816.  
  1817.                     You can use  your mouse to go to the  field you want to
  1818.                 change or  use the  arrow keys to  move around.   After you
  1819.                 have  made  changes  just press  F7  (Save),  or press  Esc
  1820.                 (Cancel) to abandon any changes you made.
  1821.  
  1822.                     6.  Using the Delete/Omit/Bad Address Flags                        _______________________________________
  1823.  
  1824.                     On  the right side of  the Names data  entry window you
  1825.                 will  notice four lines which  have square brackets  [ ] to
  1826.                 the left of them.  These are called  flags (since they flag                                                     _____
  1827.                 a  condition)  or  toggles  (since  they  act  like  toggle                                   _______
  1828.                 switches, being turned on  and off).  If there  is a check-
  1829.                 mark ( )  inside the brackets  then this item  is selected,
  1830.                 otherwise it is not.  For  example, if a check-mark is next
  1831.                 to  the  "Delete" flag  then  this  record  is  marked  for
  1832.                 deletion and will be removed from the file the next time it
  1833.                 is Packed.
  1834.  
  1835.                     You  can set  the toggles  either with  a mouse  or the
  1836.                 keyboard.    To use  a mouse  just  place the  mouse cursor
  1837.                 anywhere on the item you want to change  and press the left
  1838.                 button.   The check-mark will turn on  and off as you click
  1839.                 on the  option.  To use the keyboard just press the Alt key
  1840.                 (Menu); this  will bring  up a menu  of the toggles.   Just
  1841.  
  1842.                                          -26-
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1856.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.                 highlight the one  you want to  change and press  <-+Enter.
  1862.                 Press Esc to cancel the menu.
  1863.  
  1864.                     The Delete  toggle indicates whether a record  is to be
  1865.                 removed from the file the next time the File/Pack option is
  1866.                 used.  The Bad Address toggle indicates that the entry is a
  1867.                 bad address and should  not be printed.   Likewise, Exclude
  1868.                 indicates  an entry which should not  be included in print-
  1869.                 outs.  Records marked Bad or Exclude cannot be selected for
  1870.                 printing.   The Select flag  indicates whether the entry is
  1871.                 selected  for  printing.    Only those  entries  which  are
  1872.                 selected for printing will print.
  1873.  
  1874.                     7.  Using Smart Zip                        _______________
  1875.  
  1876.                     Release 2.0g of WML brings Smart Zip -- a feature which
  1877.                 can save a lot of typing  if your mailings tend to target a
  1878.                 region.  Using Smart Zip is easy -- it's automatic, there's
  1879.                 nothing  to do.  Every time you  type in a zip/postal code,
  1880.                 WML  will look for it.   The state/province  will always be
  1881.                 filled  in for you, although it is not always 100% accurate
  1882.                 since some  states overlap (according to  the information I
  1883.                 have).  If the exact zip  code is on file (5 digits checked
  1884.                 for U.S.  zip codes) the city  will also be filled  in.  If
  1885.                 the exact zip is  not on file, the city  and state/province
  1886.                 you enter will be remembered.  The  next time you type that
  1887.                 zip  code  the city  &  state/province  will  be filled  in
  1888.                 automatically!
  1889.  
  1890.                 B.  Groups
  1891.  
  1892.                 Use  this screen  to  define and  change  up to  255  group
  1893.           descriptions.  Grouping entries together  makes it easy to select
  1894.           just  the people you want for mailings.   For example, if you are
  1895.           setting  up a mailing list  for your business  which will contain
  1896.           retail stores and service companies you might want to make groups
  1897.           for each type of business.  You  might also want to set up groups
  1898.           to identify the people who have responded to a  mailing and those
  1899.           who have not.
  1900.  
  1901.                 Note:   Groups are  an optional  part of  each record.   An
  1902.           entry may  belong to  no groups  at all,  or it  may belong to  a
  1903.           maximum of 20 groups.
  1904.  
  1905.                 Use  the Up and  Down Arrows to  highlight existing entries
  1906.           and press <-+Enter to edit.  Press the Ins (Insert) key to insert
  1907.  
  1908.                                          -27-
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1922.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.  
  1927.           a new entry.   Press the  Del (Delete) key  to delete (erase)  an
  1928.           entry.
  1929.  
  1930.                 Note:  When you tag a mailing list entry as  belonging to a
  1931.           particular group, WML remembers  the record number of the  group,
  1932.           not  the actual name.  So  if you change the name  of a group all
  1933.           entries will  reflect the  change.   If you delete  a group,  any
  1934.           entries  which were part of  that group will  remember the record
  1935.           number; next  time this record  gets used  for a new  group these
  1936.           entries  will "belong" to the new group.   The reason for this is
  1937.           that it could  be a very slow process to  have WML search through
  1938.           every mailing list file to remove a group codes from all files --
  1939.           if  you had  many large  mailing lists  it could take  minutes or
  1940.           hours to delete a group code.  I didn't think that was a good way
  1941.           to do things...
  1942.  
  1943.                 C.  Abbreviations
  1944.  
  1945.                 This is a  handy feature of  WML -- it  lets you define  as
  1946.           many abbreviations as you want to  be used in entering your data.
  1947.           Abbreviations will be used on the city, address and comment lines
  1948.           of entries.
  1949.  
  1950.                 Use Ins/Del to insert and  delete abbreviations, or use the
  1951.           Up/Down arrows to highlight and change existing abbreviations.
  1952.  
  1953.                 An abbreviation  entry consists of an  abbreviation and the
  1954.           full text  for the  abbreviation.   For example, an  abbreviation
  1955.           might be "LA" and the  full text "Los Angeles."  Any time you put
  1956.           "LA" on the city, first address line, or any of the comment lines
  1957.           it will be expanded to say "Los Angeles."
  1958.  
  1959.  
  1960.           XI.   INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF ENTRIES)
  1961.  
  1962.                 This menu lets you change the order in which the entries in
  1963.           your  mailing list  are displayed  and printed.   There  are four
  1964.           indexing options and two filter options from which to choose:
  1965.  
  1966.                 1.  by Name -- will sort entries by Surname plus First Name
  1967.                     plus a portion of the Company Name.
  1968.                 2.  by Company  Name -- will  sort entries by  Company Name
  1969.                     plus Surname plus a portion of the First Name.
  1970.                 3.  by Address  -- will sort  entries by the  first address
  1971.                     line  plus a portion of Surname plus a portion of First
  1972.                     Name plus a portion of Company Name.
  1973.  
  1974.                                          -28-
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1988.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.  
  1993.                 4.  by Zip/Postal  code -- will sort  entries by zip/postal
  1994.                     code plus a portion of Address.
  1995.  
  1996.                 5.  Filtered  to  include  Selected  records  only.    This
  1997.                     option,  when activated  (a dot  appears to  the left),
  1998.                     allows only the records which are selected for printing
  1999.                     to be displayed  and modified.   To state the  reverse,
  2000.                     any records  which are  not selected for  printing will
  2001.                     seem to  be gone -- they will not show up on the screen
  2002.                     nor on the F2 (Find) window.
  2003.                 6.  Filtered  to  include  Deleted   records  only.    When
  2004.                     activated  (a dot  appears to  the left),  only records
  2005.                     which are marked for deletion will show up on the Names
  2006.                     data entry screen, including the F2 (Find) window.
  2007.  
  2008.                 Any  potential  conflicts  of  keys (as  noted  in  earlier
  2009.           releases) have been removed  (if you don't know what  I'm talking
  2010.           about, don't worry about it - it's fixed).
  2011.  
  2012.                 A.  Changing the Index
  2013.  
  2014.                 The active index has a dot to the left  of it.  To select a
  2015.           different  index  and/or  to clear  any  filters  (on  the bottom
  2016.           section of the  Index menu),  just highlight or  press the  first
  2017.           letter of the index you would like to use.  Only one index can be
  2018.           active at a time.
  2019.  
  2020.                 B.  Filters
  2021.  
  2022.                 A  filter is a  way of limiting  what you see,  just like a
  2023.           camera filter.  This  makes it easier to review  certain entries,
  2024.           especially in very large mailing lists.
  2025.  
  2026.                     1.  Setting a Filter                        ________________
  2027.  
  2028.                     Let's say  you  selected all  records  in Group  A  for
  2029.                 printing and then wanted to browse that list, eliminating a
  2030.                 few here  and there to reach  a goal of 75  mailings.  Just
  2031.                 use the Index  menu to set the "Selected  filter" ON (a dot
  2032.                 will appear to the left when it is ON).  You will see a bar
  2033.                 graph as the open file is filtered (on smaller files it may
  2034.                 fly by so  quickly you'll barely know it was  there).  Now,
  2035.                 when you go to the Data Entry/Names screen you will see the
  2036.                 first record on file which is selected for  printing (which
  2037.                 may not necessarily be the first actual record on file).
  2038.  
  2039.  
  2040.                                          -29-
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2054.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.                     Pressing the PgUp  and PgDn keys  will move you  around
  2060.                 with the filtered  list.  If you  press the F2  (Find) key,
  2061.                 the window will  contain only  the filtered list.   It  may
  2062.                 seem as if the other records are gone, but a  quick look at
  2063.                 the status line at bottom of the screen will  tell you that
  2064.                 the number of records in your file has not changed.
  2065.  
  2066.                     2.  Clearing a Filter                        _________________
  2067.  
  2068.                     To clear a filter  just select it again from  the Index
  2069.                 menu.  Filters are toggles -- select once to turn  ON, again
  2070.                 to turn OFF, again to turn ON, etc. etc.
  2071.  
  2072.  
  2073.           XII.  PREFERENCES
  2074.  
  2075.                 The  Preferences  menu  contains  options  which  help  you
  2076.           customize the operation of WML and set necessary parameters, such
  2077.           as the type(s) of  printer(s) you have.   Preferences are in  two
  2078.           groupings on the menu, separated by a horizontal line.  The upper
  2079.           options  are screens; the  bottom two options  are toggles (i.e.,
  2080.           they  are either "on"  or "off").   A dot  next to either  of the
  2081.           bottom two toggles indicates that it is "on."
  2082.  
  2083.                 Please check each Preferences screen before making full use
  2084.           of WML,  otherwise something might  seem wrong with  the software
  2085.           whereas  it is due  to the set  of conditions under  which WML is
  2086.           operating.
  2087.  
  2088.                 A.  Setting Your Return Addresses
  2089.  
  2090.                 You can set up to two return addresses which you would like
  2091.           to print on laser envelopes.  Each address may contain up to four
  2092.           lines,  and can  include  punctuation, even  quotation marks  and
  2093.           commas.
  2094.  
  2095.                 When you are  finished with  this screen you  can click  on
  2096.           "Ok" to save  the information  and exit, "Cancel"  to ignore  any
  2097.           changes and exit, or use the  keyboard keys F7 to Save or Esc  to
  2098.           cancel.
  2099.  
  2100.                 B.  Choosing a Back-up Method
  2101.  
  2102.                 Under the File menu is an option which allows you  to back-
  2103.           up your  data to floppy disk  for safety.  This  back-up will use
  2104.           the DOS COPY command unless you use this option to change it.
  2105.  
  2106.                                          -30-
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2120.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.  
  2125.                 After selecting this  option you  will see a  menu of  four
  2126.           choices  of  methods  to use  when  backing-up:    DOS COPY  (the
  2127.           default), ARJ, LHARC, or PKZIP.   In order to use ARJ,  LHARC, or
  2128.           PKZIP  compression   software  you  must  have   the  compression
  2129.           programme available in your DOS PATH.
  2130.  
  2131.                 C.  Mailing to Various Countries (Country setting)
  2132.  
  2133.                 WML  has been  designed  to validate  data differently  for
  2134.           U.S., Canadian,  and other  (International) addresses.   By using
  2135.           the proper country setting you  will have the following abilities
  2136.           and features:
  2137.  
  2138.                   The U.S. setting will  only allow numerical zip codes  in
  2139.                   the  format #####-####, telephone  numbers in  the format
  2140.                   (###) ###-####, dates in the format MM/DD/YYYY, and state
  2141.                   two-letter abbreviations.  If you enter a full State name
  2142.                   (properly  spelled,   of  course)   WML  will   find  its
  2143.                   abbreviation for you.
  2144.  
  2145.                   The  Canadian setting  allows  postal codes  only in  the
  2146.                   format  A#A #A# (where A is a  letter and # is a number),
  2147.                   telephone numbers as (###)  ###-####, dates in the format
  2148.                   DD-MM-YYYY, and  province abbreviations.  If  you enter a
  2149.                   full  province name  WML will  find its  abbreviation for
  2150.                   you.
  2151.  
  2152.                   The U.S. & Canadian setting accepts data in either of the
  2153.                   formats  mentioned above.    Dates are  presented in  the
  2154.                   format "## AAA ####".  For example, "17 Sep 1992".
  2155.  
  2156.                   The International setting does  the least "work" for you:
  2157.                   it does  not format  zip codes  or telephone  numbers and
  2158.                   does   not   look   up    state/province   abbreviations.
  2159.                   Everything you enter is  treated as literal  information.
  2160.                   Dates are displayed in yyyy-mm-dd format.
  2161.  
  2162.                 D.  Setting Envelope Size
  2163.  
  2164.                 I  expect that  most folks, like  me, tend to  use the same
  2165.           kind  of envelope  time  and  again,  and  it's  probably  a  #10
  2166.           "business" envelope.  So I decided to keep this screen simple and
  2167.           just  have a  single  definition for  an  envelope which  can  be
  2168.           changed from time to time, if necessary.
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.                                          -31-
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2186.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  2187.  
  2188.  
  2189.  
  2190.  
  2191.                 There are just three numbers to fill in:  The  width of the
  2192.           envelope (left to  right), the  length (top to  bottom), and  the
  2193.           left margin for  the return address.  Enter fractions  of an inch
  2194.           as decimal figures  (e.g., 1/2 is  .5, 1/8 is  .125, etc.).   The
  2195.           left margin adjustment can  be negative or positive.   A negative
  2196.           number  will  move the  return address  to  the left,  a positive
  2197.           number will move it to the right.
  2198.  
  2199.                 E.  Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types
  2200.  
  2201.                 Version  2 brings  a vastly  enhanced label  system.   Now,
  2202.           instead of picking two labels from a list, you always have access
  2203.           to  the entire list of defined label  types.  And instead of only
  2204.           one  user-defined  label  type, ALL  label  types  are  now user-
  2205.           definable.
  2206.  
  2207.                 WML is pre-configured for a few common label types, such as
  2208.           the ever-popular 1-across 3½-inch  by 15/16-inch labels which are
  2209.           commonly  sold in  boxes  of 5,000.    There are  several  blank,
  2210.           undefined  label types  which  you  can  set  up  yourself.    In
  2211.           addition, you can even change the pre-defined  labels to whatever
  2212.           you need.
  2213.  
  2214.                 First  you will see the  menu of label  choices.  Highlight
  2215.           the one you  want to change  and press <-+Enter.   A window  will
  2216.           open showing the name  of the label and all of  the measurements.
  2217.           Type a short  name (such as "Mailing", "Shipping",  "Disk", etc.)
  2218.           to indicate the  type of label.   Enter the  width of the  actual
  2219.           label  (i.e., how  much room there  is upon which  to print), the
  2220.           vertical  distance from the  top of one  label to the  top of the
  2221.           next, the horizontal distance from the  left side of one label to
  2222.           the left side of the next, and the number of labels across.
  2223.  
  2224.                 You  can use  the Up  and Down Arrow  keys to  move between
  2225.           lines, or  point and click with  a mouse.  When  you are finished
  2226.           click on  "Ok" to save or "Cancel" to abandon any changes, or use
  2227.           the keyboard keys F7 to Save or Esc to cancel.
  2228.  
  2229.                 F.  Defining your Printers
  2230.  
  2231.                 Before you can  print anything  you will have  to tell  WML
  2232.           what type(s)  of printer(s) you  plan to  use.  WML  can use  two
  2233.           printers, a  laser and a  dot matrix.   The laser can be  used to
  2234.           print envelopes and laser labels.   The dot matrix can be used to
  2235.           print continuous labels.   Either  printer can be  used to  print
  2236.           group  lists and phone books.   Until you  define your printer(s)
  2237.  
  2238.                                          -32-
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2252.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.           and font(s) there will be a flashing message at the bottom of the
  2258.           screen and you will not be able to use the File/Print option.
  2259.  
  2260.                 The Printer  definition window shows the  current settings.
  2261.           Use the arrow keys to move around, and press the F3 key to change
  2262.           anything.  For  example, to set your dot  matrix printer move the
  2263.           cursor down to that line then press F3 and a menu of choices will
  2264.           appear.  Highlight your  printer (or one compatible with  it) and
  2265.           press <-+Enter.  Then move down  to the font definition and press
  2266.           F3  again.   Highlight your  font selection  and  press <-+Enter.
  2267.           When  you  are finished,  highlight  the  "Ok" button  and  press
  2268.           <-+Enter.  Alternately, you  can press F7 to save  the screen and
  2269.           exit.
  2270.  
  2271.                     1.  Default Directory for Laser Printer Soft Fonts                        ______________________________________________
  2272.  
  2273.                     Version  2 of  WML  is much  more flexible  in handling
  2274.                 laser printer  soft  fonts.    After  you  set  your  laser
  2275.                 printer,  highlight this  field and  press F3.    Enter the
  2276.                 directory  name  on your  hard  disk  (e.g., "D:\VENTURA\")
  2277.                 which contains your soft fonts.   WML will check to see  if
  2278.                 the directory name you  entered is valid and if  it exists,
  2279.                 and will inform  you if not.  Once set,  WML will present a
  2280.                 list of  all available  fonts whenever  you need  to choose
  2281.                 one.
  2282.  
  2283.                 G.  Duplicate Checking
  2284.  
  2285.                 If you want to  have WML check for duplicate  company names
  2286.           and/or addresses while you  are entering information, just select
  2287.           either  of  these toggles.    A dot  to  the left  of  the toggle
  2288.           indicates that it is  turned on.  You can toggle  them on and off
  2289.           as necessary.   The setting of  these toggles will be  saved when
  2290.           you exit WML.
  2291.  
  2292.                 Using duplicate checking  is a good way to  avoid duplicate
  2293.           entries  which have different personal  names attached to them or
  2294.           ones  which have identical addresses  but a different  name.  The
  2295.           drawback to  duplicate  checking is  that it  slows the  computer
  2296.           down.   If  you are  working on  a  large mailing  list duplicate
  2297.           checking may be best turned OFF.
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.                                          -33-
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2318.              Copyright (c) 1989-92, Angel Babudro.  All rights reserved.
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.           XIII. HELP
  2324.  
  2325.                 The Help  menu has two  options:   About and Index.   About
  2326.           just gives you some information about your memory and a copyright
  2327.           notice.  Index will give you a Help Index menu from which you may
  2328.           choose  a topic and press <-+Enter, whereupon a helpful window of
  2329.           information will appear  :)  It's a  handy (albeit brief) on-line
  2330.           manual, in other words.
  2331.  
  2332.  
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.                                          -34-
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.